N`envoyez pas de lettre générique. Au lieu de cela, incluez des informations spécifiques liées à votre contrat. Par exemple, un contrat de résiliation avec cause nécessitera des informations différentes d`un contrat de résiliation sans cause (voir les exemples de lettres ci-dessous). Voici deux lettres que votre organisation peut utiliser pour notifier officiellement à un payeur que vous avez l`intention de résilier votre contrat. On peut l`utiliser si vous résiliez un contrat sans motif. L`autre est pour un contrat de résiliation avec cause. Les deux lettres ont fixé une date de résiliation. Une fois que vous avez décidé de résilier un contrat payeur, informez votre personnel que vous ne participez plus au payeur. Le personnel peut transmettre ces informations aux patients et aux médecins de manière appropriée. Votre personnel doit comprendre que votre établissement pourrait encore traiter un patient non couvert, mais seulement comme un patient hors réseau. Cela signifie que le patient peut avoir un plus grand quote-part ou une franchise. Si vous résiez le contrat avec cause, utilisez letter #2 comme modèle.
Votre lettre, comme la nôtre, devrait être au sujet de la police d`assurance que vous aviez achetée sur _ _ (date). Vous êtes conscient que notre politique est accompagnée d`un chèque médical et lors de vérifications médicales réussies, la politique est approuvée. Selon votre demande, vous avez mentionné que vous êtes parfaitement en bonne santé, mais lorsque notre équipe a effectué un contrôle aléatoire, nous avons appris que vous avez souffert de l`année passée, et vous ne nous en avez pas informés. Conformément à la clause, nous regrettons de vous informer que votre politique est annulée avec effet from_____________ (date). Une lettre de résiliation de contrat est écrite par une compagnie d`assurance à un client. La lettre informe le client qu`une police d`assurance à laquelle elle souscrit a été résiliée pour diverses raisons qui peuvent être élucidées. Les raisons peuvent être entre autres, le manque d`information, les conditions médicales préexistantes, la suppression de l`information, l`incapacité de payer la prime, etc. Une lettre de résiliation de politique doit être très technique puisque la lettre peut conduire à des conséquences juridiques à l`avenir si la compagnie d`assurance fait des erreurs.
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles les contrats une fois rentables peuvent devenir non rentables, y compris les suivants: votre contrat peut préciser une personne de contact pour les émissions liées à un contrat s`il le fait, envoyez votre lettre à cette personne à l`adresse indiquée dans le contrat . Dans le cas contraire, adressez la lettre à l`administrateur ou au fonctionnaire du contrat qui s`occupe des terminaisons contractuelles. Dans tous les cas, envoyez-le par courrier certifié avec un reçu de retour demandé. Bon nombre des contrats qui ont des clauses de résiliation sans cause ont également des clauses de durée minimale. Ce type de clause fixe un certain laps de temps qui doit passer en vertu du contrat avant que l`une des parties puisse engager une résiliation. Par exemple, une durée minimale de 120 jours exigerait qu`une installation honore le contrat pendant 120 jours avant de le résilier. «Tout contrat qui draine vos revenus est celui dont vous devriez vous éloigner. Cela peut être difficile, mais il est nécessaire pour de nombreuses installations», dit Serbin. Chaque établissement aura des besoins différents, mais voici cinq étapes de base à prendre pour sortir d`un contrat: un Conseil voudra des renseignements relatifs au plan (p. ex., le nombre de vies couvertes annuellement, les types de cas, la plupart des cas courants, et les profits ou les pertes dans ces cas). Également présenter d`autres facteurs (par exemple, le non-respect du contrat, ceux qui contribuent à la perte de revenus), dit Serbin.
Expliquez au Conseil quel type de contrat vous avez et comment vous réponserez à toutes les exigences de résiliation. De cette façon, vous pouvez éviter les problèmes de facturation qui peuvent survenir. Par exemple, une fois le contrat terminé, votre organisation traitera les patients du payeur qui viennent à votre établissement comme hors réseau, mais si le payeur ne met pas correctement à jour son système, il considérera toujours les patients comme in-Network.